Skip to content

Kompetensområden

Detta dokument belyser informationsspecialistens kompetens. Dokumentet är främst tänkt att vara ett stöd för informationsspecialisten vid kommunikation till chefer, arbetskamrater och presumtiva arbetsgivare. Det kan också användas för att förmedla kompetensen till omvärlden – till företag och organisationer som behöver en professionell och kostnadseffektiv informationshantering och försörjning.

Utarbetat av RIPS (Roundtable for Information Provision Strategies), en intressegrupp för strategisk kompetensutveckling inom Svensk förening för informationsspecialister, i mars 2010.

Informationsspecialistens kompetensområden

Detta dokument belyser kompetensen genom att beskriva informationsspecialistens kärnkompetens och de olika roller och ansvarsområden en informationsspecialist kan ha.

Informationsspecialisten bidrar till hela organisationen

Informationsspecialisten arbetar med den information som organisationen behöver för att kärnverksamheten ska utvecklas på ett framgångsrikt sätt. Det kan vara både extern information, t. ex. omvärldsbevakning, och internt producerad information.

I takt med att informationsförsörjningsfrågorna växer i komplexitet och betydelse blir det allt viktigare för  informationsspecialisten att ha ett strategiskt ansvar i organisationen. Informationsspecialistkompetens behövs på olika nivåer inom alla sektorer och branscher i såväl offentlig som privat verksamhet. Exempel på tjänstetitlar är  informationsarkitekt, informatiker, omvärldsanalytiker, webbredaktör, kommunikationsansvarig , dokumentalist, bibliotekarie och projektledare.

Informationsspecialistens kärnverksamhet och kompetens

Informationsspecialisten skapar helhetslösningar för information som en strategisk resurs. Kompetensen ska täcka alla delar i genomförandeprocessen av en informationsplan i organisationen.

För att fullfölja dessa uppgifter behövs kunskap om och kompetens i

  • Informations‐ och kunskapsorganisation
  • Informationssökning
  • Utbildning i informationssökning
  • Utvärdering av informationskällor
  •  Omvärldsbevakning
  • Analys av informationsbehov
  • Kunskap om organisationens informationsbehov på strategisk och
    individuell nivå.

En tydlig utveckling är att informationsspecialistens kärnverksamhet integreras i organisationens ordinarie arbetsprocesser. i utvecklingsprojekt, affärsplanprocesser, i marknadsanalyser och i annan omvärldsanalys arbetar informationsspecialisten tillsammans med andra yrkeskompetenser.

Informationsspecialistens kärnverksamhet har från att vara en stödprocess på sidan om blivit en del av det ordinarie utvecklingsarbetet.

Informationsspecialistens olika roller och ansvar i organisationen

Informationsspecialisten kan ha olika roller beroende på organisation och verksamhet. Ansvarsområden ligger på både på strategisk och på operativ nivå.

Strategisk nivå

Exempel på ansvarsområden

  • ”Vendor Portfolio Management”: utvärdera leverantörer, förhandla om avtal för databaser, tidskrifter, böcker och olika verktyg.
  • Denna roll blir allt mer komplicerad i takt med att information i fysisk form ersätts med digital information.
  • Samordna informationsarbetet och ge professionellt stöd i informationsfrågor, t ex formulera mål och riktlinjer för informationsarbetet och bevaka informations‐ och kommunikationsaspekten i olika projekt.
  • Planering och samordning av omvärlds‐ och mediebevakning.
  • Behovsanalys, informationsstrategier och verksamhetsutveckling.
  • Utarbeta processer och metoder för effektiv informationsförsörjning och hantering av extern och intern information.

Operativ nivå

Exempel på ansvarsområden

  • Information management: organisera och strukturera intern och extern företagsspecifik information (intranät/portaler/dashboards).
  • E‐bibliotek, intranät, webb: Ansvara för och utveckla innehåll och struktur. Organisera och strukturera informationsresurser så att dessa blir sökbara på ett användarvänligt, enhetligt och begripligt sätt.
  • Omvärldsbevakning/mediebevakning: Konkurrensanalyser som stöd till affärsprocesser.
  • Projektledare/projektmedlem inom t.ex. FoU‐verksamhet, marknads‐ och affärsutveckling, IT, e‐kommunikation och annan kommunikation.
  • Pedagogisk roll för ökad informationskompetens.
  • Upphovsrätt och dess tillämpning.

Framgångsfaktorer

När information behandlas som en strategisk resurs kommer behovet av en professionell hantering att öka.
Behovet av informationsspecialistens kompetens är stort och kommer knappast att minska i framtiden. Undersökningar visar att anställda lägger ner mycket tid på att leta efter information, återskapa information som redan finns och gå igenom information som de fått utan att ha bett om den. Det kostar företag och
organisationer stora summor och skapar informationsstress hos individen. Professionellt hanterad information minskar problemen, öka produktiviteten och spara kostnader.

Några framgångsfaktorer för informationsspecialisters roll och verksamhet är

  • Tydlig roll i organisationen när det gäller informationshantering och informationsförsörjning, på både strategisk och operativ nivå.
  • Omvärldsbevakning och informationsförsörjning är inbäddat i organisationens struktur och arbetsprocess.
  • Informationsspecialistens kompetens ingår i olika projekt och arbetsgrupper.
  • Samverkan med andra funktioner i organisationen som arbetar med dessa frågor, som t.ex. IT‐, webb‐, samt kommunikations/informationsavdelningar.

Vi sammanfattar med att se framtiden för yrket informationsspecialist är beroende av att vi driver frågor som att

  • Information betraktas som en strategisk resurs.
  • Arbetsgivare är medvetna om kompetensens betydelse för sin verksamhet.
  • Informationshantering ses som ett område som kan och ska utvecklas med vetenskapliga metoder.
  • Professionalismen utvecklas genom utbildning, forskning och praktiker.

Var finns kompetensen?

Svensk förening för informationsspecialister ger kurser och konferenser inom området. Medlemskap i föreningen skapar möjligheter till nätverkande och att ta del av kollegors erfarenheter samt är remissinstans för frågor som rör professionen. Svensk förening för informationsspecialister www.sfis.nu

Kommentar:

Detta dokument belyser informationsspecialistens kompetens. Dokumentet är främst tänkt att vara ett stöd för informationsspecialisten vid kommunikation till chefer, arbetskamrater och presumtiva arbetsgivare. Det kan också användas för att förmedla kompetensen till omvärlden – till företag och organisationer som behöver en professionell och kostnadseffektiv informationshantering och försörjning.

Utarbetat av RIPS (Roundtable for Information Provision Strategies), en intressegrupp för strategisk kompetensutveckling inom Svensk förening för informationsspecialister, i mars 2010